Внедрение Битрикс24 в компании Gagarin Group

Клиент: Консалтинговое агентство, оказывающее содействие в вопросах образования в г.Лондон. В структуре компании - 3 действующих офиса, территориально расположенных в разных районах Лондона.

Сайт: gagarin-education.com

Штат для работы в CRM: 20 чел.

Описание клиента:

Структуру компании образуют 3 категории сотрудников:

  • руководители;
  • агенты, которые занимаются поиском и привлечением клиентов и получают за это агентское вознаграждение;  
  • менеджеры, в чьи обязанности входит непосредственное содействие поступлению студентов в выбранный университет из предлагаемого списка ВУЗов, с которыми сотрудничает Gagarin Group.

Проблемы до внедрения CRM:

На момент обращения к нам у Gagarin Group было три источника привлечения клиентов с целью обучения в Лондоне:  

  • основной сайт компании;
  • прямые входящие звонки;
  • внештатные агенты;
  • реклама в Facebook, Instagram, Google.

Фиксация входящих звонков от потенциальных студентов осуществлялась каждым из менеджеров в отдельности: на первом шаге информация записывалась вручную на бумажных носителях, на втором шаге - данные переносились в таблицы Excel. Единая клиентская база данных отсутствовала.

Существовали сложности с обеспечением коммуникации между менеджерами и агентами. По этой причине возникали трудности с идентификацией студентов по агентам, уточнением текущего статуса каждого клиента, определением даты совершения сделки и т.п.

Имели место потери входящих заявок.

Поставленные задачи:

  • Формирование общей базы данных в Битрикс24 с возможностью сбора и хранения в одном месте всех подробных сведений по каждому студенту (Ф.И.О., контакты, офис, фото, источник привлечения, текущий статус и т.д.).
  • Автоматическая фиксация всех поступающих заявок на обучение в единой базе с дальнейшим распределением по офисам Gagarin Group.
  • Распределение прав доступа к базе данных между менеджерами (расширенные права) и агентами (ограниченные права).
  • Настройка сквозной аналитики.

Решение проблем:

  • После обращения к нам Gagarin Group для заказчика было создано 18 тематических лендингов: 5 из них - под топовую пятерку университетов из списка, остальные 13 - в разных форматах (короткие, средние, длинные, а также обращенные к эмоциям посетителей).
  • С учетом особенностей бизнес-процессов заказчика установлена CRM Битрикс24.
  • Выполнена интеграция Битрикс24 с социальными сетями Facebook и Instagram, а также поисковой системой Google.
  • Разработан пошаговый алгоритм оформления сделки (весь процесс от первого обращения клиента до закрытия сделки разбит на 12 шагов). 
  • По скайпу проведено первичное обучение сотрудников агентства работе с Битрикс24, а на последующих этапах сотрудничества были оказаны периодические консультации. 
  • Выполнена донастройка функционала Битрикс24.

Полученные результаты: 

Благодаря установке CRM Битрикс24:

  • Фиксация входящих заявок выполняется автоматизированным способом в общей базе данных, после чего заявки распределяются по офисам агентства.
  • Коммуникация с клиентами после их обращения через онлайн-консультанта на сайте или лендинге осуществляется в общем чате системы управления компанией.
  • На основании зафиксированной информации в чате и записи в CRM формируется лид и назначается ответственный менеджер. 
  • Менеджеры могут отслеживать источники привлечения по каждому лиду в базе данных.
  • Агенты имеют право на просмотр в базе полной информации по тем студентам, которые с их помощью стали клиентами Gagarin Group. Менеджерам агентства открыт доступ к просмотру и редактированию данных по закрепленным за каждым из них студентов в базе Битрикс24. 
  • Обеспечена коммуникация между сотрудниками из разных подразделений (офисов) компании: персонал получил возможность использовать базовый функционал Битрикс24 (управление задачами, планирование событий в календаре и т.д.). 
  • Автоматизирован процесс обратной связи со студентами путем использования специального робота, который отвечает на вопросы в онлайн-чате соцсетей, основного сайта или лендингов. Таким образом удалось сэкономить время менеджеров на переписку с потенциальными клиентами.  
  • Настроен сервис автоматической email-рассылки: в ответ на поступивший запрос робот высылает на e-mail потенциального клиента полный список университетов (при условии заполнения специальной формы на странице основного сайта или лендинга).